泊まりたいホテルが決まったら、次は予約です。
同じホテル、同じ部屋に泊まる場合でも、予約するサイトやプランによって料金やキャンセル条件が異なることがあります。
出張では予定の変更も起こりやすいため、表示価格だけで決めるのではなく、次の順番で確認すると予約の失敗を減らせます。
- 公式サイトと予約サイトを比較する
- キャンセル条件を確認する
- チェックイン・チェックアウト時間を確認する
- 予約内容を最終確認する
公式サイトと予約サイトを比較する
ホテルは、主に次の方法で予約できます。
- ホテルの公式サイト
- 楽天トラベルやじゃらんなどの予約サイト
- 会社が指定する出張予約サービス
最初に見たサイトですぐ予約せず、同じ宿泊日・部屋・食事条件で一度比較してみましょう。
公式サイトから予約するメリット
公式サイトには、公式サイト限定の宿泊プランが用意されていることがあります。
また、予約内容についてホテルへ問い合わせる場合も、ホテルと直接やり取りできるため話が早いのがメリットです。
ホテル独自の会員制度があり、次のような特典を受けられる場合もあります。
- 会員限定料金
- チェックアウト時間の延長
- ポイント付与
- 客室のアップグレード
- ミネラルウォーターなどの特典
同じホテルを繰り返し利用するなら、公式サイトの会員制度を確認する価値があります。
予約サイトから予約するメリット
予約サイトは、複数のホテルを同じ条件で比較しやすいのがメリットです。
料金だけでなく、駅からの距離、部屋の広さ、大浴場やランドリーの有無などをまとめて確認できます。
予約履歴を一つのサイトに集められるため、複数の地域へ出張する人にも便利です。
予約サイト独自のポイントや割引クーポンが使えることもあります。
表示料金だけで決めない
比較するときは、最初に表示された金額だけを見ないようにします。
安く見えるプランでも、条件をそろえると料金差が小さくなることがあります。
確認したいのは次の項目です。
- 税・サービス料を含む最終金額
- 朝食の有無
- 部屋の種類
- 禁煙・喫煙
- 支払い方法
- キャンセル条件
- ポイントやクーポンの適用条件
「公式サイトだから必ず安い」「予約サイトのほうが必ずお得」とは限りません。
出張では、数百円の差だけでなく、変更のしやすさや予約管理のしやすさも含めて選ぶのが現実的です。
キャンセル条件を確認する
出張では、会議の日程や訪問先の都合によって宿泊予定が変わることがあります。
そのため、予約前に必ずキャンセル条件を確認します。
無料でキャンセルできる期限
同じホテルでも、プランによってキャンセル条件は異なります。
例えば、次のような違いがあります。
- 宿泊日の前日まで無料
- 数日前からキャンセル料が発生
- 予約した時点からキャンセル不可
- 事前決済後の返金不可
料金が安い代わりに、キャンセルや変更ができないプランもあります。
予定が確定していない段階では、多少高くても無料キャンセル期間のあるプランのほうが安心です。
キャンセル料の基準時刻にも注意する
「前日までキャンセル無料」と書かれていても、何時まで手続きできるのかを確認します。
日付が変わるまでとは限らず、ホテルや予約サイトが定めた時刻が基準になる場合があります。
キャンセル方法についても、予約サイトの画面から手続きするのか、ホテルへ直接連絡するのかを確認しておきましょう。
連泊ではキャンセル料が大きくなることがある
連泊予約の場合、キャンセル料が初日の宿泊料金だけなのか、予約した全日程にかかるのかはプランによって異なります。
長期出張では金額が大きくなりやすいため、特に注意が必要です。
出張日程がまだ動く可能性があるなら、最初から長期間を変更不可プランで予約するのは慎重に判断します。
チェックイン・チェックアウト時間を確認する
ホテルのチェックイン・チェックアウト時間は、出張の動き方に影響します。
料金や立地だけでなく、予定と時間が合っているかも確認しましょう。
到着予定時刻を確認する
予約時には、到着予定時刻の入力を求められることがあります。
予定より到着が遅くなりそうな場合は、ホテルへ連絡したほうが安心です。
特に深夜の到着では、次の点を確認しておきます。
- 最終チェックイン時刻
- 深夜でもフロントが対応しているか
- 入口が施錠される時間
- 自動チェックイン機を利用できるか
連絡せずに到着が大幅に遅れると、ホテル側にキャンセルと判断される可能性があります。
新幹線や飛行機の最終便に近い時間で移動する場合は、遅延も見込んでおきましょう。
荷物を先に預けられるか
チェックイン前に東京へ到着する場合は、ホテルで荷物を預かってもらえると身軽に移動できます。
反対に、チェックアウト後も荷物を預けられれば、スーツケースを持ったまま訪問先へ向かわずに済みます。
確認したいのは次の点です。
- チェックイン前の荷物預かり
- チェックアウト後の荷物預かり
- 宅配便で送った荷物の事前受け取り
- ホテルから自宅への発送
- 貴重品や大きな荷物など、預けられない物
荷物を宅配便で送る場合は、ホテルが受け取りに対応しているか、伝票に何を記載すればよいかを事前に確認します。
チェックアウト時刻を確認する
一般的なチェックアウト時刻で問題ないと思っていても、朝の予定によっては注意が必要です。
朝から訪問先へ向かうなら、チェックアウトの混雑や荷物の発送手続きにかかる時間も見込んでおきます。
一方、午前中にオンライン会議や資料作成をしたい場合は、チェックアウト時刻が遅いホテルのほうが使いやすくなります。
レイトチェックアウトが可能か、追加料金はいくらかも確認しておくと選択肢が広がります。
予約内容を最終確認する
予約を確定する前に、入力内容を一つずつ確認します。
特に間違えやすいのは宿泊日です。
検索中に日付が初期設定へ戻ったり、別の日付の料金が表示されたりすることがあります。
予約確定前のチェックリスト
次の項目を確認してから、予約ボタンを押します。
- ホテル名と店舗名
- 所在地
- チェックイン日
- チェックアウト日
- 宿泊数
- 宿泊人数
- 部屋数
- 禁煙・喫煙
- 部屋の種類
- 朝食の有無
- 支払い金額
- 支払い方法
- キャンセル条件
- チェックイン可能時間
- 領収書の発行方法
同じ系列のホテルが近くに複数ある場合は、ホテル名だけでなく住所も確認します。
駅の反対側や隣駅など、似た名前の別店舗を予約してしまうことがあるためです。
出張先までの経路をもう一度確認する
予約直前に、ホテルから出張先までの経路も再確認します。
地図上では近く見えても、駅の入口、線路、大きな道路などによって歩く距離が長くなることがあります。
次の点まで確認できれば安心です。
- 利用する駅と出口
- ホテルから駅までの徒歩経路
- 出張先までの乗り換え回数
- 朝の所要時間
- 雨の日でも移動しやすいか
- スーツケースを持って歩ける経路か
ホテルは、泊まる場所であると同時に、出張中の移動拠点です。
予約を確定する前に、実際の移動を一度頭の中でたどってみましょう。
予約完了メールを保存する
予約が完了したら、予約完了メールが届いていることを確認します。
メールには、次の情報が記載されています。
- 予約番号
- 宿泊日
- 宿泊プラン
- 支払い方法
- キャンセル条件
- ホテルの住所と連絡先
スマートフォンですぐ表示できるようにしておくと、チェックイン時や予定変更時に困りません。
会社へ提出する必要がある場合は、領収書の宛名や発行方法も確認しておきます。
ホテル予約は「変更の可能性」まで考えて決める
ホテル予約では、最安値だけを探す必要はありません。
出張では予定変更や到着の遅れもあるため、料金差が小さいなら、キャンセルや変更がしやすいプランのほうが使いやすいことがあります。
最後に、次の4点を確認しましょう。
- 公式サイトと予約サイトを同じ条件で比較したか
- キャンセル料が発生する日時を確認したか
- 到着・出発時刻とホテルの利用時間が合っているか
- 宿泊日、店舗、部屋、支払い方法に間違いがないか
ホテルを選ぶところまで丁寧に進めても、予約条件を見落とすと余計な出費や移動が発生します。
予約ボタンを押す前の数分間で、宿泊日からキャンセル条件まで一度確認しておくことが大切です。